Systemen diesamenwerken.

Koppelingen en API's: wat het zijn

Een API is een vaste manier waarop software gegevens met andere software kan delen. Een koppeling gebruikt die API om twee systemen met elkaar te laten praten. Komt er een bestelling binnen in je webshop, dan staat de factuur meteen in je boekhouding. Vult iemand een formulier in op je site, dan staat de lead in je CRM.

Er zijn kant-en-klare tools waarmee je zelf eenvoudige koppelingen klikt. Voor simpele stappen werken die prima. Maatwerk is zinvol als er logica tussen zit, als er veel gegevens doorheen gaan, of als het mis kan gaan op manieren die je wilt opvangen. Een koppeling op maat kan bijvoorbeeld controleren of een klant al bestaat voordat hij een nieuwe aanmaakt.

Wanneer een koppeling de moeite waard is

Een koppeling loont als dezelfde gegevens op meer plekken moeten staan en iemand ze nu met de hand overzet. Dat kost tijd en levert fouten op.

• Bestellingen uit je webshop overtypen in je boekhouding.
• Aanvragen van je site met de hand in je planning of CRM zetten.
• Voorraad bijhouden in twee systemen.
• Elke week een export maken en in een ander pakket importeren.

Gaat het om een paar keer per maand, dan is een koppeling vaak niet de moeite. Gebeurt het dagelijks, dan wel.

Hoe we een koppeling bouwen

1. In kaart brengenWelke gegevens moeten waarheen, hoe vaak, en wat gebeurt er als iets niet klopt?
2. Mogelijkheden checkenWe bekijken de API's van je systemen: wat ze kunnen, welke toegang nodig is en wat de beperkingen zijn.
3. Bouwen en testenWe bouwen de koppeling en testen met voorbeeldgegevens voordat er echte data doorheen gaat.
4. Live met controleDe koppeling gaat live. We bouwen meldingen in, zodat opvalt als een overdracht mislukt.
5. OnderhoudenLeveranciers wijzigen hun API's soms. Wij hosten de koppeling en passen hem aan als dat nodig is.

Waar het van afhangt of een koppeling mogelijk is

Niet elk pakket heeft een API, en niet elke API geeft toegang tot alles. Soms is een koppeling alleen mogelijk met een duurder abonnement bij je leverancier. Daarom zoeken we dat uit voordat we iets beloven. Is een koppeling niet mogelijk of niet zinvol, dan hoor je dat.

Ook belangrijk: wat gebeurt er als een van de systemen even niet bereikbaar is? Een goede koppeling probeert het later opnieuw en raakt geen gegevens kwijt.

Wat je kunt voorbereiden: een lijst van de software die je gebruikt, wie de beheerder van elk pakket is, en een voorbeeld van de gegevens die je nu overzet. Met beheerderstoegang tot je systemen kunnen we sneller testen.